Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Gestion IFY est responsable des renseignements personnels qu’elle détient. La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est exercée par la direction de Gestion IFY. Pour toute question relative à la présente politique, à vos renseignements ou pour exercer vos droits : location@ify.immo ou 438 500-5808.

Renseignements que nous recueillons

• Demande de location : identité (dont la date de naissance, utilisée pour l’enquête de crédit) et coordonnées, renseignements sur votre situation de logement, d’emploi et de revenu, vos références (nom et téléphone de vos propriétaires actuel et antérieur, coordonnées de votre employeur et nom de votre supérieur, que nous pourrions joindre dans le cadre de l’enquête de prélocation) et votre signature (aucune pièce d’identité ni aucun numéro d’assurance sociale) — uniquement ce qui est nécessaire à l’étude de votre dossier. Si vous faites la demande à titre de caution, nous recueillons les mêmes renseignements à votre sujet.
• Prise de rendez-vous : nom, courriel, téléphone, nombre de personnes, mois d’emménagement souhaité, statut de fumeur, présence d’animaux et, si vous le souhaitez, le logement visé et un message — pour organiser la visite et vérifier qu’un logement peut vous convenir.
• Formulaire de contact : nom, courriel, téléphone (facultatif) et votre message, pour vous répondre.

Utilisation et communication

• Analyser votre demande de location et communiquer avec vous.
• Avec votre consentement explicite, effectuer une enquête de prélocation : vérification du crédit et des références auprès d’agents de renseignements personnels (notamment la CORPIQ), d’institutions financières, d’assureurs, d’employeurs et de propriétaires actuels ou antérieurs.
• Ces renseignements sont accessibles aux seuls membres de notre équipe qui en ont besoin, notamment la personne qui fait visiter l’immeuble, avisée par courriel ou par message texte.
• Vos renseignements ne sont ni vendus ni communiqués à des tiers à des fins commerciales.

Conservation et sécurité

• Les renseignements soumis par le formulaire sont transmis de façon chiffrée (HTTPS) directement à notre équipe; le site ne conserve pas votre dossier. Si un envoi échoue pour une raison technique, une copie peut être conservée au plus 7 jours dans notre système de traitement, puis elle est supprimée automatiquement; un journal d’erreur technique, qui ne contient pas vos réponses mais peut exceptionnellement inclure une coordonnée (courriel ou téléphone), peut être conservé plus longtemps afin de corriger le problème.
• Le brouillon du formulaire est enregistré uniquement sur votre propre appareil, et vous pouvez l’effacer en tout temps.
• Nous conservons les renseignements le temps nécessaire à l’étude de votre dossier et au respect de nos obligations légales, puis nous les détruisons de façon sécuritaire.

Témoins (cookies) et services tiers

• Le site n’utilise aucun témoin de suivi publicitaire ni outil d’analyse.
• Le site est hébergé par Cloudflare, qui traite les données techniques nécessaires à son affichage et à sa sécurité (par exemple l’adresse IP).
• La prise de rendez-vous est propulsée par Microsoft Bookings (Microsoft 365); les renseignements que vous y saisissez sont traités par Microsoft conformément à ses conditions et à sa politique de confidentialité.

Communication à l’extérieur du Québec

• Certains de nos fournisseurs de services — notamment la plateforme de prise de rendez-vous (Microsoft Bookings / Microsoft 365), nos services de courriel, notre service de messages texte (Twilio) et notre hébergeur web (Cloudflare) — peuvent héberger ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, y compris dans des centres de données situés à l’extérieur du Canada. Les renseignements qui leur sont transmis peuvent donc être conservés hors du Québec.
• Nous limitons ces transmissions aux renseignements nécessaires au service concerné.

Vos droits

• Vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous détenons à votre sujet, leur rectification, ou le retrait de votre consentement, en nous écrivant à location@ify.immo.
• Pour les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, vous pouvez aussi en demander une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité).
• Nous répondons à toute demande écrite dans un délai de 30 jours, après vérification de votre identité.
• Plainte : vous pouvez adresser une plainte écrite au responsable de la protection des renseignements personnels, à location@ify.immo; nous en accusons réception et y répondons par écrit dans les 30 jours. Vous pouvez aussi, en tout temps, vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).